Brainstormsessie organiseren

Ok, je wilt een brainstormsessie organiseren. Zo veel is duidelijk. Anders klik je immers niet op deze link. Je bent vast opzoek naar wat praktische tips om het meeste uit je brainstormsessie te halen. Als dat zo is, mooi! Pak nog even een kop Zuid-Amerikaanse koffie of thee en zet je stoel in een comfortabele houding.

Voordat we het kunnen hebben over de praktische vuistregels waar je brainstormsessie aan moet voldoen is het misschien goed om even stil te staan bij hoe er veelal wordt gebrainstormd. Wie weet is de volgende situatie ook wel herkenbaar voor jou. Toch geen zin in achtergrond en heb je haast? Scroll dan naar beneden voor de praktische vuistregels.

Meestal als mensen een brainstorm organiseren gaat dat als volgt. Een brainstorm wordt het liefst of enkele maanden of een paar uur van te voren bekendgemaakt aan de deelnemers. In het beste geval zijn de deelnemers gedeeltelijk op de hoogte van de reden van het samenkomen. Het liefst wordt de brainstorm georganiseerd in de meest saaie locatie denkbaar voor een maximale kans op indutten. Heb ik de gele briefjes al benoemd? Laat maar zitten.

Oké zonder gekkigheid, een traditionele brainstorm werkt om een aantal redenen vaak niet zo goed. Houd daar dus rekening mee voordat je aan de slag gaat met een brainstorm organiseren. Ten eerste komen er een boel groepsdynamische processen kijken wanneer we samenzitten in een groep.

Omdat we groepsdieren zijn zoeken we vaak naar consensus. Wat bedoel ik daar nu mee? Dat wil zeggen dat we liever voor een oplossing kiezen waar iedereen zich in kan vinden om de vrede in de groep te bewaren. Die oplossing, of in het geval van een brainstorm , idee, hoeft niet perse de beste oplossing te zijn.

Daarnaast is er in een groepen altijd een bepaalde groepshiërarchie. In zowel nieuwe als bestaande groepen. Vooral van deze hiërarchie heb je last wanneer je nu eens écht tot nieuwe originele idee wilt komen.

Je krijgt te maken met factoren zoals status, dominantie en populariteit. Neem nu status bijvoorbeeld. Wanneer groepen een brainstormsessie organiseren waarin mensen deelnemen met een verschillende status in de organisatie kan dit voor problemen zorgen. Je kan je voorstellen dat als een manager een idee in de groep gooit het lastiger is voor haar teamleden om de negatieve kanten van dit idee te belichten. Ze zijn immers afhankelijk van haar en er gebaat bij dat deze manager hen aardig vindt. Iemand idee afkraken helpt uiteraard niet bij het aardiger gevonden worden.

Dominantie is ook niet bevorderlijk voor je effectiviteit van je brainstormsessie. In een groep heb je altijd mensen die veel bijdragen aan de discussie en mensen die weinig bijdragen. Hoe groter het verschil in groepsgrootte hoe groter het verschil in bijdrage is de regel. In een grote groep zullen de mensen die van nature veel bijdragen in een discussie een hoger percentage aan spreektijd hebben. In een kleinere groep zal de spreektijd stijgen van mensen die van nature minder geneigd zijn bij te dragen een de discussie in een groep.

Wat blijkt nu? Mensen die veel bijdragen aan de groepsdiscussie vinden elkaar aardiger. Ze gaan elkaars ideeën endorsen en kapen de hele discussie. Dit terwijl het écht goede idee misschien wel verborgen zin in het brein van iemand die zijn mond niet durft open te trekken. Daarnaast is het ook nog eens zo dat veel mensen op het laatst, wanneer er ideeën gekozen moeten worden, kwantiteit van bijdrage verwarren met kwaliteit van bijdrage. Dit betekent dat zelfs de mensen die niet veel aan het woord zijn geweest de ideeën het beste vinden van de mensen die veel aan het woord zijn geweest.

Wil je jouw idee er doorheen krijgen? Pak dan veel het woord in een meeting is de les. Wanneer je aan de slag wil met een brainstormsessie organiseren wil je dit soort mechanieken natuurlijk koste wat kost voorkomen.

Ok, je gaat een brainstormsessie organiseren. Hoe haal je dan het maximale uit die brainstormsessie?

De praktische vuistregels van een brainstormsessie organiseren:

Tijdens een traditionele brainstorm gebeurt het bedenken en selecteren van ideeën vaak in dezelfde meeting. Wanneer je dit niet doet boek je al een hoop winst. Als je een hoge diversiteit van ideeën wilt zal je eerst moeten focussen op het genereren van ideeën, al dan niet door middel van allerlei creatieve technieken die je kunt inzetten.

Als iemand een idee oppert in de groep dat vervolgens meteen negatief belicht wordt, kan dit die persoon ervan weerhouden om nieuwe ideeën in de groep te gooien. Je wilt immers niet bekend staan in de organisatie als degene die constant met die gekke ideeën aan kwam zetten. Als er meteen meningen over ideeën mogen worden gegeven zit iedereen in een modus waarbij men in één keer naar het perfecte idee wilt.

We zitten juist in een groep om gebruik te maken van elkaars breinen. Een idee dat niet realistisch is in jouw ogen kan bij een ander leiden tot een idee dat wel realistisch is. Daarom wil je zoveel mogelijk, kleine niet uitgewerkte, ideeën op tafel krijgen in deze fase. Zodat dit tot andere ideeën leidt in de hoofden van de andere aanwezigen.

Beleg twee korte meetings. Eén meeting voor het genereren van ideeën, één meeting voor het selecteren van ideeën.

In een brainstorm zijn we gewend om samen met de groep ideeën te bedenken. Wil je aan het einde van je brainstormsessie echt een diversiteit aan ideeën? Dan bevelen we je aan om de deelnemers individueel ideeën te laten bedenken. Dat is om een aantal redenen een goed idee.

Ten eerste beïnvloeden de deelnemers elkaar zo niet waardoor niet iedereen in dezelfde hoek ideeën en oplossingen gaat zoeken. Wanneer iemand in de groep een idee gooit roept dit allerlei associaties op bij de andere deelnemers van de sessie. Wanneer ik bijvoorbeeld het woord “schaatsen” zeg, roept dit allerlei beelden op in jouw brein. Dit gebeurt dus ook wanneer ideeën in de groep worden gegooid bij andere deelnemers. Zo beïnvloeden de deelnemers elkaar dus en kan dit er toe leiden dat iedereen aan dezelfde ideeën denkt. Je krijgt een grotere diversiteit, oftewel keuze,  aan ideeën wanneer men individueel ideeën bedenkt.

Daarnaast heb je nu de mogelijkheid om het indienen van ideeën te anonimiseren. Wanneer mensen individueel ideeën bedenken kan je vragen of ze deze ideeën voor zich houden. Die kunnen dan later anoniem ingediend worden bij de brainstorm moderator.

Tijdens het selecteren van de ideeën, in een andere meeting, heb je dan geen last van bepaalde groepsdynamische processen. Deelnemers kunnen niet de ideeën selecteren van de personen die ze aardig vinden, ze weten immers niet welk idee van wie komt. Ideeën worden zo puur op de inhoud beoordeeld. Klinkt een stuk objectiever toch?

Zoals je ongetwijfeld weet heeft ons brein meerdere netwerken die allemaal zo hun eigen functie hebben. Overigens weten we nog niet bijster veel van deze netwerken. Wat we echter wel weten is het onder andere van het bestaan van het focusnetwerk en het defaultwerk.

Je focus netwerk, zoals de naam misschien al doet vermoeden, is actief wanneer we ons ergens op focussen. Tijdens het boogschieten, het aanhoren van een gesprek, het manoeuvreren van je cavaleriedivisie naar de rechterflank van een vijandig leger. Maar helaas ook tijdens de setting waarbij we met zijn allen twee uur opgesloten zitten in een vergaderzaal.

Op zo’n moment zijn we op ons minst creatief. Niet handig dus wanneer we juist tot originele ideeën willen komen.

Je defaultnetwerk is actief wanneer we ons juist even niet focussen. Wanneer we tuinieren, onder de douche staan, wandelen, of indutten bij een saaie film. Op die momenten schiet je onbewuste brein allerlei gedachten naar je bewuste deel van je brein. Waarom? Dat weten we niet, dat het gebeurt wel. Dit zijn de befaamde eureka momenten die je op de meest willekeurige momenten lijkt te hebben.

Wil je écht nieuwe ideeën dan zal je gebruik moeten maken van deze momenten bij de deelnemers. Dat doe je niet door de brainstorm in 4 uur in de meest grijze setting te houden.

Smeer in plaats daarvan eens je brainstorm uit over een aantal dagen. Houd bijvoorbeeld een kick-off meeting en geef deelnemers daarna de tijd om met ideeën te komen. Heb je de luxe niet door de gevreesde deadlines? Ga dan op zijn minst een wandeling maken in de buitenlucht.

Voordat je ideeën gaat bedenken in het luchtledige moet je natuurlijk weten wat een goed idee is. Volgens ons is een goed idee een idee dat de tand des tijds overleeft. Een idee dat is aangepast aan de omgeving dus. Maar wat bedoelen we daar nu mee?

Om dat te begrijpen moeten we kijken naar processen uit de natuur. Naar de ontdekkingen van Darwin tijdens zijn reis op de Beagle. Hij vond uit dat de diersoorten die overleven de diersoorten zijn die het beste zijn aangepast op de omgeving.

Hij kwam hierachter toen hij vele verschillende vinkjes, de vogelsoort, zag op verschillende eilanden. De vinkjes waren allemaal aangepast aan de eigenschappen van de eilanden. Op eilanden waar de kleur rood dominanter was, waren de vinkjes ook rood gekleurd. De snaveltjes waren goed aangepast aan het voedsel dat op het eiland te vinden lag. Op sommige eilanden voor besjes, op andere eilanden voor zaden. Alle vinkjes moesten haast wel een gemeenschappelijke voorouder hebben vanwege de gelijkenissen, toch verschilden ze aan de hand van de omgeving.

Zo werkt het ook voor ideeën. Kijk maar eens naar de hoeveelheid verschillende fietsen die je kunt tegenkomen. Mountainbikes, bakfietsen, waterfietsen. Allemaal ontstaan uit een gemeenschappelijke voorouder, toch verschillend aan de hand van hun omgeving. De ideeën die overleven en die populair zijn, zijn de ideeën die zijn aangepast aan de omgeving. De ideeën waar vraag naar is uit de markt dus. Waarom werd bijvoorbeeld de drukpers juist in die tijd populair? Omdat de vraag naar boeken steeg vanwege de herboren interesse in de klassieken.

Zorg dus altijd voordat je begint met de brainstormsessie organiseren dat je jouw omgeving goed in de gaten hebt. Wat doen concurrenten om dit probleem op te lossen? Wat gebeurt er in andere markten? Wat zijn technologieën die beschikbaar zijn?

Deze, en vele van dit soort vragen zijn belangrijk om vooraf op zijn minst gesteld te hebben. Voordat je begint moeten alle spreekwoordelijke neuzen dezelfde kant op staan. Is iedereen het eens met de vraag- of probleemstelling? Is de definitie helder en verstaat iedereen daadwerkelijk hetzelfde onder?

Als brainstorm moderator is het jouw verantwoordelijkheid dat de deelnemers hiervan op de hoogte zijn.

Ga jij nu binnenkort een brainstormsessie organiseren? Dan heb je vast wel wat gehad aan dit artikel of de vele anderen die je hier kunt vinden. Ben je bijvoorbeeld op zoek naar juist wat creatieve technieken die je kunt inzetten tijdens de fase waarin jullie ideeën gaan bedenken? Mooi! Of zoek je juist technieken die moeten helpen bij het selecteren van ideeën? Ook prima. We hebben het allemaal in huis.

Wil je echt verder geholpen worden dan kan dat natuurlijk ook. We bieden trainingen en workshops voor allerlei groepen en organisaties om het brainstormen nu eens écht onder de knie te krijgen. Waarom is dat belangrijk? Omdat alle vernieuwing en innovatie begint met brainstormen, en dat is noodzakelijk om mee te gaan met de markt.

Juist een wat intensievere samenwerking nodig? Ook dan staan we voor je klaar.

We passen onze diensten namelijk altijd aan op jouw behoeften. Zo helpen we je pas echt goed. Benieuwd naar wat wij voor jouw organisatie of team kunnen betekenen? Vraag dan een oriënterend gesprek aan.

Nog niet toe aan samenwerking maar wel interesse in onze onderwerpen? Geen probleem! We praten er graag over omdat we er gepassioneerd over zijn. Je mag ons altijd bellen of mailen voor vragen over één van onze onderwerpen zoals brainstormen en creativiteit.

Wie weet brengt zo’n belletje je al een hoop winst op voor de volgende brainstorm die jij gaat organiseren.

Veel succes met de brainstormsessie organiseren!