Brainstormsessie

Een brainstormsessie bijwonen doen we allemaal wel eens, een brainstormsessie organiseren zal je misschien ook af en toe eens doen. Maar waar moet een goede brainstormsessie nu aan voldoen? We zullen zien dat dit meer kan zijn dan alleen de koppen bij elkaar steken en simpelweg een vergadering over nieuwe ideeën houden.

Zo gebeurt het in de praktijk echter vaak wel hebben we gezien. Organisaties hebben behoefte aan nieuwe concepten of een creatieve impuls, beleggen een meeting, de welbekende gele briefjes komen op tafel en er wordt volop gediscussieerd over allerlei nieuwe ideeën. Volgens ons haal je dan niet het maximale uit je brainstormsessie en dat is zonde natuurlijk.

Maar waarom haal je zo niet het maximale uit je brainstormsessie? Simpel gezegd omdat mensen elkaar te veel beïnvloeden en de diversiteit aan ideeën laag zal zijn. Je kunt je voorstellen dat mensen die op dezelfde afdeling werken, naast dat ze dezelfde mindset en doelen binnen een organisatie hebben, vaak ook nog eens een soortgelijke achtergrond hebben. Het is logisch dat een groep waarin de mensen meer op elkaar lijken dan in een groep waar de mensen meer verschillen van elkaar een lagere diversiteit aan ideeën produceren. Verschillende standpunten zorgen voor meer verschillende ideeën.

Daarnaast is het ook nog zo eens dat we elkaar in een groep natuurlijk enorm beïnvloeden. Dit komt de diversiteit aan ideeën ook niet ten goede. Stel je eens voor dat je een aan het begin van de brainstormsessie is en de doelstelling van de brainstorm net is uitgelegd. De brainstormfacilitator roept op tot het opperen van ideeën en de eerste begint het gooien van een idee in de groep. Dat eerste idee is dan al heel bepalend voor het vervolg van de brainstormsessie aangezien dit idee de richting van de brainstorm bepaald. Mensen krijgen meteen al associaties in hun hoofd die leiden tot andere ideeën. Dit noem je denksporen. Wanneer ik het woord “bank” hier opschrijf worden er in je hoofd meteen linkjes gelegd naar woorden waarmee je dit associeert zoals geld, aandelen, maatpakken, stoel en sofa. Dit gebeurt automatisch en houden we niet tegen.

Een andere reden is dat we ook nog eens veel te maken hebben met groepsdynamische processen tijdens een brainstormsessie. Denk bijvoorbeeld aan verschillen in hiërarchie. Wanneer een manager een idee oppert zal dit vaak als positiever worden beschouwt door zijn teamleden. Ze hebben er immers een groot belang bij dat zij aardig gevonden worden door de manager. Iemands idee afkraken helpt dan niet bij het aardig gevonden worden uiteraard. Zelfs al heb je geen hiërarchische verschillen dan houdt je dit soort dingen nog. Er zijn altijd mensen die populairder en/of dominanter zijn in een groep. Deze mensen zullen eerder hun ideeën er doorheen weten te drukken dan de wat stillere types die vaak ondersneeuwen in groepsactiviteiten. Het is natuurlijk eeuwig zonde wanneer hierdoor goede ideeën verloren gaan.

Ten slotte, hoe ironisch het ook klinkt, zijn we op ons minst creatief tijdens een traditionele brainstormsessie. Zoals je weet heeft ons brein verschillende delen die ieder zo zijn eigen taken hebben, het focusnetwerk is er daar één van. Het focusnetwerk is actief wanneer we, zoals de naam al doet vermoeden, ons focussen op een taak. Wanneer we ons brein dus bewust inzetten, dus ook tijdens een brainstormsessie waar we ons best doen om tot ideeën te komen en zo heel hard nadenken. Dit is helaas een niet zo creatief deel van ons brein.

Een veel creatiever gedeelte heet het defaultnetwerk. Dit is het gedeelte in ons brein dat juist actief is wanneer we even niks doen. Wanneer we wandelen, douchen of bijvoorbeeld bezig zijn met de afwas. Het defaultnetwerk is dan bezig met het verwerken van informatie en schiet allerlei gedachtes richting ons bewuste deel. Je herkent vast wel de geniale ingevingen die je hebt onder de douche of tijdens het tuinieren. Een goede brainstormsessie maakt gebruik van dit soort momenten.

Ook we hebben het nu vooral gehad over hoe het niet moet. Falsificeren zoals Karl Popper ons heeft geleerd. Nu gaan we kijken naar wat je kan doen om een goede brainstormsessie te laten slagen. Het is vooral van belang dat je structuur aanbrengt. De volgende 4 stappen gaan je daar bij helpen!

Om goede ideeën te verzinnen moeten we weten wat een goed idee überhaupt is. Een goed idee is een idee dat overleefd, een goed idee is dus aangepast aan de omgeving. We leren hier een boel van de natuur en van Charles Darwin. De algemeen aanvaarde grondlegger van de evolutietheorie. Hij ontdekte tijdens zijn reis op de Beagle dat soorten evalueren en dat de diersoorten die het beste zijn aangepast aan de omgeving de soorten zijn die voortleven. Een mooi voorbeeld hiervan is de verschillende vinkjes (vogels) die hij op de Galapagos eilanden aantrof. Ze leken heel erg op elkaar maar elke soort had per eiland verschillende kenmerken die waren aangepast aan dat eiland. Zo verschillende de vinkjes van kleur al naar gelang de kleur die veel voorkwam op het eiland en waren de snavels van de leuke vogeltjes aangepast aan het voedsel dat voorkomt op ieder eiland.

Zo is het voor ideeën niet anders. Het idee van de fiets is een idee dat overleefd in Nederland omdat het landschap goed is aangepast, we leven in een plat land waar we relatief korte overstanden in afleggen. Ideaal dus om je te verplaatsen met een fiets. In een zanderig land zoals Egypte kiest men eerder voor de kameel en dromedaris (of jeep tegenwoordig) aangezien deze manier van verplaatsen het beste is aangepast aan die omgeving. Van die zelfde fiets bestaan vele varianten die allemaal hun eigen evolutionaire aanpassingen hebben die ze goed aangepast aan de omgeving maken. De mountainbike aan heuvelachtig terrein, de bakfiets aan ouders met kinderen, de driewieler aan peuters, de waterfiets aan het water en het luchtfietsen, of was dat iets anders? Dit zijn allemaal variaties die voortkomen uit de gemeenschappelijke ouder, de fiets. Net zoals dit bij de vinkjes van Darwin het geval is.

Breng daarom eerst je eigen omgeving goed in kaart! Wie zijn je klanten? Of voor wie is het project bedoeld? Wat vinden zij goed en minder goed aan je organisatie? Wat moet het oplossen? Hoe doen concurrenten dit? Hoe doen bedrijven buiten onze sector dit? Wat zijn vergelijkbare problemen? Je kunt vast nog wel wat vragen bedenken die relevant kunnen zijn. De vragen die relevant zijn verschillen natuurlijk per organisatie en project. Ik kan je hier dus niet een eenduidig advies over geven. Bedenk zelf wat voor jou van relevantie is om te weten voordat je begint met de brainstorm. Dat dit heel belangrijk is kan ik je wel vertellen.

Goede ideeën zijn ideeën die zijn aangepast aan de omgeving.

Eén van de kenmerken van een gestructureerde brainstormsessie is dat het bedenken van ideeën en het selecteren van ideeën twee aparte fasen zijn. Bij een minder goede brainstormsessie gebeurt dit tegelijkertijd. Over creatief denken kan je een heel dik boek schrijven als je wilt, dat is ook al genoeg gedaan tenslotte. Zoveel valt er over te vertellen. In deze fase van het bedenken van ideeën is het belangrijk dat mensen dat onbeoordeeld kunnen doen, dit bevordert de creativiteit en diversiteit. Ik ga hier geen heel boek voor je neerpennen, daar heb ik geen tijd voor. Wat ik je wel wil meegeven zijn wat korte gouden regels die het creatieve proces van de brainstormsessie al enorm zullen verbeteren als je ze implementeert.

Zo is het van belang dat je gebruik maakt van een diversiteit aan mensen. Verschillende invalshoeken zorgen voor verschillende ideeën. Een kunstenaar kijkt anders tegen een probleem aan dan een accountant. Zo ook een programmeur en een marketingmedewerker. Heb je een stagiaire van een exotische opleiding? Lekker laten meedenken!

Laat deelnemers in deze fase ook individueel aan de slag gaan. Zo voorkom je dat mensen elkaar beïnvloeden je dus last krijgt van allerlei groepsdynamische processen. Wanneer mensen individueel ideeën bedenken vergroot je het aantal ideeën waar ze mee op de proppen komen. Dat is wat je wilt in deze fase. Zo veel mogelijk kleine ideeën!

Geef deelnemers ook de tijd om te komen met ideeën. Zo maak je optimaal gebruik van het defaultnetwerk. Weet je nog? Ons meest creatieve netwerk in ons brein. Plan de brainstormsessie dus niet in een middagje tussen de lunch en wat andere meetings. Na het hebben van de eerste meeting waarin de probleemstelling uiteen wordt gezet (zie #1) geef je deelnemers de tijd om individueel ideeën in te dienen op een plek, online of in een bak op het kantoor naast de watercooler. Geef mensen de tijd tot de volgende meeting waarin jullie verder ingaan op het selecteren van ideeën.

Het is van belang dat de ideeën die worden ingediend zo klein mogelijk zijn! Dus geen hele uitgewerkte concepten! Waarom? Dat houd ik nog even geheim en daar kom je later achter.

Hoe je dit proces precies inricht is natuurlijk compleet afhankelijk van je organisatie? Wil je weten hoe wij dat in jouw geval zouden doen? Neem dan even contact met ons op en we geven je graag onze visie.

Om de brainstormsessie werkbaar te maken moeten we helaas een selectie maken, dat betekent soms “kill your darlings”. Als het goed is zijn er vele ideeën ingediend, het liefst anoniem. Het selecteren gebeurt in een aparte meeting die puur is ingericht op het selecteren van de ideeën waarmee je verder wilt werken. Degenen die de ideeën hebben ingediend zijn niet per se degenen die ook aanwezig zijn bij de selectiemeeting. Bij de selectiemeeting wil je de mensen hebben die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van het concept. Dat zijn waarschijnlijk minder mensen dan er hebben bijgedragen aan het bedenken van de ideeën, hier wilde je een zo divers mogelijke groep hebben weet je nog?

Hoe maak je nu een goede selectie? Dat is helaas geen harde wetenschap en zal dus plaats moeten vinden op basis van een educated guess. We kunnen immers de toekomst niet voorspellen dus we weten niet welke concepten het goed zullen doen en welke minder. Daar komen we achter door middel van het testen van de concepten in een latere fase. Maar hé, niet getreurd. Je bent prima in staat een redelijke educated guess te maken. Je hebt immers een gedegen opleiding, ervaring in het vak en een goed werkend stel hersenen. Er zijn ook wat trucjes die je kunnen helpen bij het categoriseren van de ingediende ideeën.

Zo kan je gebruik maken van de COCD-box in je brainstormsessie. Dit is een methode waarbij je ideeën categoriseert aan de hand van realistische ideeën vs onrealistische ideeën en originele ideeën vs onoriginele ideeën. De slimmerik zal in de gaten hebben dat er dus vier categorieën zijn waarin je een idee kan indelen. Zo kreeg je een goed overzicht over wat voor ideeën je nu eigenlijk in huis hebt. Als je geen overzicht nodig hebt omdat het aantal ideeën lager is kan je deze stap natuurlijk skippen, je moet zelf aanvoelen of je dit nodig hebt ja of nee. Onthoud dat theorieën zoals deze er altijd zijn als leidraad en niet als keiharde waarheid.

Voor het selecteren is het belangrijk om even terug te gaan naar de omgeving at stap 1. Je neemt simpelweg alle ideeën mee waarvan je denkt dat ze goed aangepast zijn op die omgeving die je in het begin hebt bepaald én waar je zin in hebt om ze uit te voeren. Het heeft immers geen zin om ideeën mee te nemen waarvan niemand zin heeft om ze uit te voeren, het resultaat van de uitvoering zal niet best zijn dan.

Dit is een meeting die best wat discussie kan opleveren. Ruim er dus genoeg tijd voor in en stel iemand aan die de knop kan doorhakken in het geval van een impassé. Je kunt er zelfs voor kiezen om de selectiemeeting over te slaan. De praktijk wijst echter uit dat er vaak een gigantische pool van ideeën wordt aangeleverd door de fanatieke brainstormsessieleden. In zo’n geval wordt de volgende stap onwerkbaar en kan je het beste een selectie toepassen.

Huh wat zeg je nu? Ja, dat heb je goed gelezen. Ideeënseks, in deze volgende creatieve fase gaan we de ideeën met elkaar combineren. Zo komen er grotere concepten uitgerold die we kunnen uitvoeren. Dit is de reden dat tijdens het bedenken van de ideeën bij stap 2 de ideeën zo klein mogelijk moeten zijn.

Wat is ideeënseks dan precies? Haal je nu een beeld tevoorschijn van het vliegveld van LA zo’n 30 jaar geleden. We zien mannen versierd met te grote zonnebrillen en openstaande kleurrijke overhemden waar borsthaar uit prijkt zwoegen met zware koffers in de hoop hun vlucht te halen. Sommigen met meerdere koffers op zo’n handig duwkarretje, de echten natuurlijk zonder karretje.

Is dit een beeld wat we nu nog steeds zien? Nee, want een handige piloot vond in het begin van jaren 90’de rolkoffer uit. Tegenwoordig is iedereen in het bezit van zo’n handig ding inclusief hip patroontje waarmee we onze identiteit kunnen uitstralen. Inderdaad, zo’n 20 jaar nadat we iemand op de maan hebben gezet. Soms liggen de geniale concepten gewoon voor het oprapen, soms? Vaak!

Maar waarom is die uitvinding van die rolkoffer zo relevant voor dit verhaal? Omdat de rolkoffer het toonbeeld is van ideeënseks. De uitvinding van het wiel gecombineerd met de uitvinding van de koffer leidt tot de geboorte van de rolkoffer. Zo is het met alle innovatie, dit is altijd een combinatie van voorgaande ideeën. Niet slechts twee ideeën zoals in de natuur met een vader en een moeder, maar veel ideeën. In de rolkoffer zitten bijvoorbeeld ook de ideeën van de rits, plastic, het handvat en vele andere ideeën verborgen. Kijk maar eens naar een willekeurig voorwerp en bedenk hoeveel verschillende ideeën je hier in ziet.

Dit proces gaan we nadoen in de laatste fase van de brainstormsessie. In deze fase werk je met dezelfde mensen als tijdens de selectie, oftewel de uitvoerders. De kleine ideeën die we hebben bedacht gaan we combineren om ze te kijken wat er uitkomt voor concept. Je zal zien dat in deze fase je creatieve brein weer wordt aangeslingerd en dat het leggen van deze combinaties zal leiden tot het oppoppen van nieuwe ideeën. Houd je dan niet in en voeg deze gewoon toe aan de anderen ideeën.

Bij het maken van combinaties zijn we overgeleverd aan de grillen van Vrouwe Fortuna. Tuurlijk je kunt het systematisch en op een robotachtige manier aanpakken door iedere mogelijke combinatie uit te proberen. Je bent dan echter lang bezig, haalt alle lol uit het proces en verliest de menselijke connectie. Alleen aan te raden als er echt weinig combinaties mogelijk zijn door het geringe aantal ideeën.

Vertrouw in plaats daarvan op je onderbewuste brein dat intuïtief connecties tussen verschillende ideeën gaat leggen en zo concepten creëert. Probeer op deze manier samen met de anderen enkele conceptjes te genereren. Bedenk de concepten weer individueel om zo groepsdynamische processen uit te schakelen. Daarna is het tijd voor het selecteren van de concepten waar je mee verder wilt gaan. De verantwoordelijke(n) voor het project doen dit. En ja, hier moeten we weer vertrouwen op onze educated guess.

Idealiter heb je na deze fase enkele conceptjes die je kan testen op je markt om zo de resultaten van de verschillende concepten te testen. In dit geval kies je dus niet één enkel winnend concept maar ga je verder met verschillende van deze uitgewerkte conceptjes. Als je wat minder budget en tijd te spenderen hebt gaat dit natuurlijk niet. Wanneer je deze luxe wel hebt zal ik dit zeker aanraden. Schroom ook niet om voor het uitrollen van je concept je eventuele doelgroep hier bij te betrekken hun opinie is waardevol voor je. Wanneer een concept succesvol is kan je opschalen.

De omgeving selecteert uiteindelijk, onthoud dat ten alle tijden. Je weet pas echt of je concept goed was wanneer je dit een tijdje kan overleven in je omgeving zonder direct uitgeschakeld te worden door de tand des tijds. Zoals Rocky zei: “Time takes everybody out, time is undefeated.”.

Mooi! Want dat is wat we doen met Yooth. We hebben vele trainingen gegeven op het gebied van brainstormen, co-creatie en creatief denken. Kunnen we je op deze gebieden helpen dan doen we dat graag!

Wil je weten wat wij voor jou of je organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op dan kijken we graag naar de mogelijkheden.

Heb je gewoon wat korte vragen of opmerkingen? Ook die horen we graag! Dan kan je ons natuurlijk ook gewoon mailen of bellen op 085 – 047 00 22.